Расходные материалы для кофейни: полный чек-лист закупок

Расходные материалы для кофейни — это всё, что тратится каждый день и требует регулярных закупок: стаканы, крышки, салфетки, чистящие средства для кофемашины. Мы производим стаканчики уже больше 10 лет и постоянно общаемся с владельцами кофеен — от небольших островков в ТЦ до сетей на 15 точек. Главная боль одна: при открытии что-то обязательно забывают купить, а потом переплачивают за срочную доставку. Этот чек-лист собран из реальных заказов наших клиентов, чтобы вы могли закупить всё сразу и не дёргаться в первые рабочие недели.

Расходные материалы для кофейни съедают 25−30% выручки — это вторая по величине статья расходов после аренды и зарплат. При среднем чеке 300−400 рублей и продаже 100 чашек в день на расходники и сырьё придётся закладывать порядка 30−40 тысяч рублей в месяц.
Но расходники — это не только зерно и молоко. Про зерно никто не забудет. А вот про размешиватели, кассовую ленту или таблетки для чистки кофемашины — забывают регулярно. Мы это видим по заказам: клиент берёт 5000 стаканов, а через три дня звонит за крышками. Не посчитал заранее.
Чек-лист решает три задачи:

• Ничего не забыть при запуске. Одна пропущенная позиция — и точка стоит, пока курьер везёт трубочки.
• Считать закупки заранее. Когда все позиции в одном списке, проще оптовый заказ формировать и не переплачивать за мелкие партии.
• Масштабироваться без хаоса. Открыли вторую точку — берёте тот же чек-лист, умножаете на два, корректируете по объёму.

Дальше — полный список по категориям. Начнём с главного расходника.

Стаканы — главный расходник кофе-точки. Их уходит больше всего, и именно здесь можно ощутимо сэкономить. Или, наоборот, переплатить вдвое.

Для горячих напитков используют бумажные стаканы с внутренним ламинированием — оно не даёт картону размокнуть. Основные объёмы:

По нашему опыту, 60−70% заказов приходится на стаканы 250−350 мл. Но закупать только один размер — ошибка. Клиенты хотят выбор. Рекомендуем держать минимум три объёма.
А вот с толщиной стенок — вечный спор. Однослойные дешевле, но без капхолдера горячий напиток обжигает руки. Двухслойные стоят на 30−40% дороже, зато никаких дополнительных аксессуаров. Для точек навынос двойные стенки выигрывают: один расходник вместо двух, и клиенту удобнее.

Для айс-латте, лимонадов, смузи, бабл-ти нужны прозрачные пластиковые стаканы с крышкой. Прозрачность — не каприз: клиент видит напиток, и это работает как витрина.
Основные объёмы — 300, 400 и 500 мл. Летом расход пластика вырастает вдвое, а то и втрое. Совет: закупайте летний запас в апреле-мае, пока оптовые цены ниже сезонных.

Если у кофейни есть посадочная зона, часть напитков подают в керамике. Чашки вроде бы не расходник — они многоразовые. Но бой и списание никто не отменял. 5−10% за квартал уходит на замену. Закладывайте в бюджет.
И ещё — многоразовые стаканы собственного бренда. Это не просто тренд, это рабочая модель. Себестоимость от 80 рублей, продажная цена 250−400 рублей. Клиент покупает стакан, приходит с ним за кофе повторно (часто со скидкой 10−15% за свою тару), а вы получаете и дополнительный доход, и ходячую рекламу. По нашим наблюдениям, кофейни с брендированными многоразовыми стаканами формируют более лояльную аудиторию. Логика простая: человек, у которого дома стоит ваш стакан, зайдёт именно к вам.

На первый взгляд — мелочи. Но попробуйте продать 100 чашек кофе навынос без крышек. Терпение у бариста закончится быстрее, чем стаканы.

Крышки различаются по диаметру и типу:

• С клапаном (питейным отверстием) — для горячих напитков навынос. Самый популярный вариант.
• Купольные — для холодных напитков со взбитыми сливками, бабл-ти.
• Плоские с отверстием для трубочки — для айс-кофе и лимонадов.

Главное правило — крышка должна подходить по диаметру к стакану. Это очевидно, но мы регулярно получаем звонки: «Купили стаканы у одного поставщика, крышки у другого — не подходят». Заказывайте комплектом у одного производителя.

• Расход: 1 крышка на 1 стакан навынос. Для зала — не нужны. Обычно 70−85% напитков берут с собой.

Бумажные или пластиковые? Бумажные экологичнее, но размокают за 20-30 минут. Пластиковые держатся дольше — зато экологически настроенные клиенты могут косо посмотреть.
Подробнее о видах и особенностях — в нашей статье о трубочках для напитков. Расход: 1 трубочка на каждый холодный напиток.

Деревянные палочки или пластиковые ложечки — зависит от позиционирования. Деревянные дешевле и экологичнее, но выглядят проще. Пластиковые аккуратнее — зато эко-аудитория косится. Для кофеен третьей волны и эко-концепций — однозначно дерево или бамбук.
Расход: примерно 70% от числа чашек — не все ведь добавляют сахар. Но закупайте с запасом: размешиватели падают, ломаются, ими пробуют десерты. Расходуются незаметно, а кончаются всегда внезапно.

Вот где «засада» при открытии. Каждый второй наш новый клиент дозаказывает салфетки или пакеты уже на первой неделе работы

Если кофейня продаёт выпечку, сэндвичи или десерты — крафт-пакеты обязательны. Размеры: маленькие (для круассана) и средние (для нескольких позиций). Пакеты с вашим логотипом — отличный инструмент рекламы: клиент несёт по улице, и прохожие видят бренд.

Два вида:

• Бумажные салфетки в настольном диспенсере — для зала. Расход: 3−5 штук на посетителя.
• Барные салфетки — для протирки стойки, оборудования. Расход: 20−30 штук в день.

Нужны только если используете однослойные стаканы. Гофрированная манжета, которая не даёт обжечься. Расход: 1 штука на каждый горячий напиток навынос. Если перешли на двухслойные стаканы — капхолдеры не нужны, экономите деньги и место на складе.

120-литровые для основных контейнеров, 30−60-литровые для рабочей зоны бариста. Расход: 2−4 больших и 4−6 маленьких пакетов в день, в зависимости от проходимости.

Про эту категорию забывают почти все интернет-списки. А зря — от чистоты кофемашины зависит и вкус напитков, и срок службы оборудования.

Кофемашина работает на воде. И качество этой воды определяет 40% вкуса напитка — не меньше. Фильтр меняют каждые 2−3 месяца, зависит от жёсткости воды в вашем регионе. Картридж стоит от 1500 до 5000 рублей.
Мы на производстве видим это постоянно: накипь забивает бойлер за 3−6 месяцев, если не менять фильтры. Ремонт бойлера — от 15 000 рублей. А фильтр — 3000 рублей раз в квартал. Считайте сами.

Без чего точно не обойтись:

1. Таблетки от кофейных масел. Ежедневная чистка заварочного блока. Без этого масла накапливаются, напиток горчит. Упаковка 100 таблеток — на 3−4 месяца.
2. Средство от накипи (декальцинация). Раз в месяц. Жидкость или порошок, который растворяет известковый налёт в бойлере и трубках.
3. Средство для чистки капучинатора. Молочный белок застывает внутри системы, если не промывать каждый вечер. Отдельная жидкость или порошок.

Молочные питчеры, темперы, дозировочные кольца — вроде бы инвентарь, не расходник. Но питчер при интенсивной работе «живёт» 6−12 месяцев. Так что замену раз в год закладывайте смело.

Про напитки и посуду вспоминают все. А вот про кассовую зону — нет. Между тем, сюда тоже нужны расходники:

• Кассовая лента (чековая бумага). Термолента шириной 57 или 80 мм, в зависимости от кассового аппарата. Один рулон — на 200−300 чеков. При 100 продажах в день одного рулона хватает на 2−3 дня.
• Термоэтикетки. Если кофейня использует весовую выпечку или систему маркировки — нужны этикетки для термопринтера.

С 1 июня 2026 года вводится обязательная маркировка кофе и цикория в системе «Честный ЗНАК» — это касается молотого, растворимого кофе и кофе в капсулах (кофе в зёрнах и порционные упаковки до 18 граммов под маркировку не попадают). Производители и импортёры обязаны наносить коды Data Matrix на каждую потребительскую упаковку. Для розницы предусмотрен переходный период до 1 сентября 2026 года. Уточните у поставщика оборудования, нужен ли дополнительный 2D-сканер или обновление кассовой программы. За нарушение правил маркировки предусмотрена административная ответственность, включая штрафы и изъятие продукции.

И ещё одна вещь, о которой редко пишут. Держите запас чековой ленты на 2−3 недели вперёд. Лента всегда заканчивается в пятничный вечер, когда магазин канцтоваров уже закрыт. Проверено.

Большинство статей про расходники ограничиваются общим списком — без конкретных цифр. Мы пошли дальше. Вот таблица, которую можно использовать как калькулятор при формировании заказа.
Исходные данные: из 1 кг кофейного зерна получается 100-120 порций. Стаканов нужно столько же, сколько напитков, плюс 10-15% запас на брак, тестовые напитки и обучение персонала.

А теперь посчитайте: на мероприятии с 5 000 гостей каждый стакан «работает» минимум 30 минут. Гость берёт 3 напитка за день — итого полтора часа прямого контакта спонсора с аудиторией. Какой баннер на сцене даст такое же внимание?

Стаканы с ярким дизайном и хэштегом люди фотографируют и выкладывают в соцсети. По сути, это бесплатный пользовательский контент для организатора. Вложения в дизайн окупаются за счёт органического охвата — мы это видим раз за разом.

Цифры ориентировочные — не воспринимайте их как истину в последней инстанции. Реальный расход зависит от соотношения горячих и холодных напитков, сезона и формата работы. Летом холодных напитков больше, зимой — горячих. Навынос — стаканов уходит больше, с посадкой — меньше.

Формула простая: количество единиц умножаете на цену за штуку. Но вот нюанс — стаканы напрямую у производителя обходятся на 15−30% дешевле, чем поштучные заказы через маркетплейсы.
Для кофейни на 100 чашек в день бюджет на расходники (без зерна и молока) — примерно 15−20 тысяч рублей в месяц. С зерном и молоком — 30−40 тысяч рублей.

Закупаться можно тремя путями. Какой выбрать — зависит от объёмов и бюджета.

Плюсы: быстрая доставка, можно купить мелкие партии, удобная оплата.
Минусы: наценка 30-50% от оптовой цены, нет возможности брендирования, качество нестабильно (разные продавцы — разное качество), нет скидок за объём.
Когда использовать: что-то закончилось, нужно срочно, ждать некогда.

Плюсы: цены ниже маркетплейсов, возможность получить отсрочку платежа, широкий ассортимент в одном месте.
Минусы: минимальные партии (обычно от 5000-10000 штук), стандартный ассортимент без кастомизации, посредническая наценка 10-20%.
Хороший вариант для средних и крупных кофеен, сетей.

Плюсы: самая низкая цена (без посреднической наценки), возможность нанести логотип на стаканы, стабильное качество, гибкие условия поставок.
Минусы: не все позиции расходников можно закрыть у одного производителя, срок изготовления брендированной продукции — 5-14 рабочих дней.
Лучший выбор для тех, кто хочет экономить и строить бренд одновременно.

Лучше всего — комбинировать. Стаканы, крышки и упаковку берите у производителя: тут основной объём расходников, и экономия ощутимая. Кофейное зерно — у обжарщика. Чистящие средства — у поставщика оборудования. А мелочёвку вроде салфеток и мусорных мешков — у ближайшего оптовика или на маркетплейсе.
По нашему опыту, клиенты, которые закупают стаканы и упаковку напрямую у производителя, экономят 40-60 тысяч рублей в год при 100 чашках в день. При 500 чашках — экономия переваливает за 200 тысяч.

Стаканы — лицо кофейни не меньше, чем вывеска. Клиент несёт ваш стакан по улице 15-30 минут. Фактически — бесплатная реклама. Но только если на стакане ваш логотип.
Вот что мы советуем, исходя из того, что видим каждый день:
Не экономьте на качестве картона. Тонкие стаканы деформируются в руках, протекают по шву, портят впечатление. Разница в цене между приличным и дешёвым стаканом — 30-50 копеек за штуку. При 100 чашках в день это 900-1500 рублей в месяц. Не та сумма, на которой стоит экономить.
Закупайте 2-3 объёма. Минимальный набор — 250 мл и 350 мл для горячих, 400-500 мл для холодных. Один объём — это потеря клиентов, которые хотят большую или маленькую порцию.
Брендируйте. Стакан с логотипом стоит на 10-15% дороже белого, но работает как рекламный носитель. По нашим наблюдениям, кофейни с брендированными стаканами получают на 5-8% больше повторных визитов — клиенты запоминают название.
Подробное руководство по выбору читайте в статье как выбрать стаканы для кофе-точки.

Мы отгружаем стаканы сотням кофеен. И одни и те же ошибки видим снова и снова.
Закупка впритык. Клиент заказывает ровно столько стаканов, сколько планирует продать. Ни штуки сверху. Через две недели — срочный заказ с доплатой за экспресс. Мораль: закладывайте 10−15% запаса.
Разные поставщики без проверки совместимости. Стаканы от одного, крышки от другого — и крышки не защёлкиваются. Мы видим это пару раз в месяц. Решение простое: берите стаканы и крышки комплектом у одного поставщика.
Игнорирование сезонности. Летом холодные напитки взлетают в 2−3 раза. Не закупили пластиковые стаканы в мае? В июле по нормальной цене их уже не найдёте.
Отсутствие учёта. Расходники списываются хаотично, реальный расход никто не считает. Через полгода — ощущение, что деньги утекают непонятно куда. Решение банальное: ведите таблицу. Позиция, дата закупки, количество, остаток. Excel или Google Sheets — этого достаточно.
Экономия на чистке кофемашины. Пропускают ежедневную чистку от масел, «забывают» декальцинацию. Экономия — 500 рублей в месяц. Ремонт через полгода — 15−30 тысяч. Мы, конечно, производим стаканы, а не кофемашины. Но последствия видим: клиент заказывает вдвое меньше стаканов, потому что точка стоит из-за ремонта. Чистите вовремя — дешевле выйдет.
Закупка без дегустации. Особенно касается стаканов. Клиент берёт 10 000 штук самого дешёвого варианта, не попробовав налить туда горячий кофе. А стакан размокает за 10 минут, крышка слетает, посетители недовольны. Простое правило: заказывайте образцы перед оптовой закупкой. Любой нормальный производитель отправит бесплатно.

Для понимания экономики: себестоимость одного бумажного стакана — около 1.2 руб., опт начинается от 1.6 руб. Дальше цена зависит от объёма, плотности картона и наличия двойной стенки.

Вот сводный чек-лист расходных материалов для кофейни — все категории в одном месте. Отмечайте галочкой то, что уже закупили:
Стаканы и ёмкости: - Бумажные стаканы 250 мл - Бумажные стаканы 350 мл - Бумажные стаканы 400 мл (опционально) - Пластиковые стаканы 300-500 мл - Керамические чашки для зала (если есть посадка)
Крышки и аксессуары: - Крышки с клапаном (под горячие стаканы) - Купольные крышки (под холодные стаканы) - Трубочки бумажные или пластиковые - Размешиватели деревянные - Капхолдеры (если однослойные стаканы)
Упаковка и салфетки: - Крафт-пакеты (маленькие и средние) - Бумажные салфетки для диспенсера - Барные салфетки - Мешки для мусора (120 л и 30-60 л)
Обслуживание кофемашины: - Фильтр для воды (запасной картридж) - Таблетки от кофейных масел - Средство от накипи - Средство для чистки капучинатора - Молочный питчер (запасной)
Кассовая зона: - Кассовая лента (термолента) - Термоэтикетки (при необходимости)
Маркетинг (рекомендуем): - Стаканы с логотипом - Пакеты с логотипом - Многоразовые стаканы для продажи


Вот, собственно, все расходные материалы для кофейни — от стаканов до кассовой ленты. Осталось посчитать и заказать. Закажите стаканы у одного поставщика — расчёт занимает 15 минут. Мы подберём объёмы, посчитаем тираж и предложим варианты с брендированием. Оставьте заявку на сайте или позвоните — подскажем, какие стаканы подойдут именно вашей точке.